La préservation numérique dans la collection

Ici, au service des collections, une grande partie de notre travail est axée sur la préservation numérique. La conservation numérique est un moyen de maintenir le matériel numérique en vie afin qu’il soit accessible à long terme, même si les outils technologiques et les programmes que nous utilisons changent. Cela implique le soin et la gestion à long terme des éléments numériques qui constituent la majorité de la collection du Musée, tels que les images, les histoires, les vidéos d’histoire orale et les enregistrements audio. Nous travaillons au transfert de ces objets uniques et irremplaçables vers notre nouveau système de préservation numérique, appelé Preservica. Ainsi, la collection du Musée continuera à être gérée activement dans le présent, tout en restant accessible aux générations futures. Nous avons tous connu la frustration d’un fichier numérique qui se corrompt et dont le contenu est perdu. Peut-être avez-vous eu des difficultés à trouver un lecteur VHS pour regarder un vieux film, ou à ouvrir une ancienne application sur votre nouvel ordinateur portable. La mise en place d’un système de préservation permet de s’assurer que notre collection numérique reste fonctionnelle, car l'intégritéⁱ et la facilité d’utilisation des fichiers est constamment vérifiée.

Si le système de préservation numérique fait le travail de surveillance de tous les bits et octets du contenu numérique, il faut encore beaucoup de préparation pour s’assurer que le transfert se déroule comme prévu, ce qui exige encore la classique intervention humaine. Cela nous a permis de plonger en profondeur dans la collection numérique. Voici quelques-unes des façons dont nous avons amélioré la collection tout en préparant l’avenir :

Histoires : Nous conservons l’envoi original de chaque histoire, qu’il s’agisse d’un courriel, d’un document Word ou d’une lettre écrite à la main. En organisant les fichiers pour le téléchargement vers le système de préservation, nous ajoutons des renseignements supplémentaires utiles à la fiche de catalogage. Nous avons trouvé quelques histoires qui avaient besoin d’être transcrites. Nous avons donc ajouté le texte à notre catalogue pour améliorer la recherche du texte intégralⁱⁱ. Nous avons également numérisé quelques belles histoires écrites à la main qui se trouvaient dans les classeurs. Cela permettra de préserver ces histoires sous forme numérique, et les renseignements de catalogage supplémentaires amélioreront la découverte des articles par l’entremise de notre recherche de collections.

Les histoires orales : À l’instar d’un document d’archives, l’histoire orale est une source d’information primaire, qui capture les expériences vécues et les souvenirs de la personne interrogée. C’est pourquoi nous conservons les fichiers originaux de la caméra jusqu’à la vidéo finale disponible en line. Cela permet de conserver la provenanceⁱⁱⁱ, ou l’historique complet de l’élément numérique. En organisant les dossiers de contenu vidéo et audio pour les télécharger dans le système de préservation, nous avons également pu trouver et faire correspondre les fichiers originaux des caméras et les métadonnées^iv. Les métadonnées comprennent une multitude de renseignements sur les enregistrements de la caméra, notamment la date, l’heure, la taille et la qualité des fichiers. Cela signifie que nous conservons une image plus complète de l’histoire orale.

Images: Les images numériques se présentent sous de nombreux formats différents. Nous sauvegardons généralement un JPEG ou un TIFF de haute qualité comme copie de conservation^v, et un JPEG de plus faible résolution comme copie d’accès^vi que vous pouvez consulter sur la page de recherche d’images. Cela signifie que nous conservons la meilleure qualité de l’image à l’interne, tandis que les utilisateurs en ligne n’ont pas besoin d’attendre le téléchargement de gros fichiers! Maintenant que nous avons téléversé la majorité des images de la collection dans le système de préservation numérique, nous pouvons exécuter des rapports pour en savoir plus sur le contenu dont nous nous occupons. Nous pouvons voir quels types de formats nous avons, et combien. Jusqu’à présent, nous avons téléversé près de 50 000 images dans 12 types de formats d’image différents, et Preservica contrôlera désormais ces formats pour s’assurer qu’ils pourront encore être ouverts et consultés dans 100 ans !

Définitions

ⁱ L’intégrité numérique signifie que le fichier est exact, inchangé, complet et exempt de corruption.
ⁱⁱ Une technique permettant d’accéder à des documents électroniques en indexant chaque mot de chaque article.
ⁱⁱⁱ Renseignements concernant l’origine, la garde et la propriété d’un objet ou d’une collection.
^iv Ensemble de données qui décrit et donne des renseignements sur d’autres données.
^v Version d’une chose mise de côté pour protéger son contenu informationnel de tout dommage, blessure, dégradation ou destruction.
^vi Objet numérique qui a été réduit d’un original de haute qualité à une version de moindre qualité, plus petite, pour faciliter la livraison sur des réseaux à faible bande passante.