12 bonnes (et mauvaises) raisons d'utiliser la conférence téléphonique

J'ai eu le plaisir de m'entretenir avec quelques-uns de mes collègues à Ottawa cette semaine. La fin d'un exercice financier presque terminé, l'une des meilleures façons de s'assurer que nous continuions tous à aller de l'avant est de tenir des réunions téléphoniques. Comme le Musée est en dehors de la région de la capitale nationale, là où se tiennent de nombreux événements, nous cherchons toujours des façons de rester en contact avec nos collègues membres du portefeuille du Patrimoine canadien. Les autres musées nationaux jouissent d'une richesse de connaissances et d'expérience dans le secteur public et je suis toujours avide de réponses à mesure que nous continuons à croître ici, à Halifax. Dans mon monde, la conférence téléphonique est devenue, après la conférence en personne, l'un des meilleurs outils d'animation ! C'est donc pourquoi j'ai pensé partager les 12 principales raisons qui motivent l'utilisation de la conférence téléphonique.

1. Les technologies améliorent l'efficacité. Plutôt que de se rendre à une réunion, y recueillir de l'information et faire le trajet du retour, la conférence téléphonique vous permet d'agir sur l'information immédiatement, dans le confort de votre propre bureau.

2. Pantalon? Pas besoin de pantalon si vous êtes au téléphone ![1]

3. Excellente expérience vocale au téléphone. Un membre de votre équipe a-t-il une belle voix au téléphone ? L'utilisation d'une conférence téléphonique est le moyen idéal de le déterminer.

4. Vous êtes toujours prêt pour toute conférence téléphonique (si l'appel se fait dans votre téléphone de bureau), car les dossiers sont à portée de main et il est facile de référencer tout ce qu'il vous faut.

5. Développer des relations.Il m'arrive encore d'être un peu nerveux lorsque je rencontre des gens pour la première fois et que je n'ai pas déjà eu l'occasion de développer une relation avec eux. Je suis toujours étonnée de voir à quel point les gens conversent aisément au téléphone et combien il est facile de discuter rapidement de sujets comme la météo ou le week-end (créant ainsi un sentiment d'aisance dans l'espace de réunion) au téléphone par rapport à une salle de réunion formelle.

6. Pratiques commerciales financièrement responsables.Avec les conférences téléphoniques/vidéo, les réunions sont rapides et abordables, alors que (comme j'ai pu le constater à mon retour du congé des Fêtes cette année) les aéroports, ne le sont pas.

7. Les gens excellent davantage dans des environnements qui leur sont familiers (tels que leurs espaces de bureau). Les réunions tenues dans des espaces qui ne sont pas familiers peuvent accroître le niveau d'anxiété d'une personne. Anxiété = doute = discussions inefficaces = réunions où j’aimerais mettre un trombone dans mon œil. Vous rappelez-vous le bureau du directeur à l'école ? Il était éprouvant d'y aller, car il s'agissait d'un lieu inconnu de l'école (un peu comme la salle des professeurs). J'étais beaucoup plus à l'aise lorsque j'étais dans ma classe titulaire que je ne l'ai jamais été dans le bureau du directeur.

8. Vous pouvez vous sentir comme un as de la technologie.

9. Village planétaire. Au Musée, nous discutons avec les immigrants, les chercheurs, les éducateurs, les conservateurs et les chefs d'entreprise du monde entier. La meilleure façon de garder tous ces gens plutôt occupés dans une même pièce n'est possible que par l'intermédiaire de la magie du téléphone.

10. Plans d'action immédiats. I am particularly fond of the conference call because I can make notes in my working space and immediately start on actionable items without delay. There is less of a chance to forget pieces of information!

11. Prise de notes par ordinateur plutôt que manuscrite. Je vous jure que j'aurais dû être médecin avec mon écriture en pattes de mouche !

12. Le bouton de sourdine. (Je plaisante) !