Coordonnateur/trice des ventes et operations

DÉPARTEMENT : Génération des revenus
RELÈVE DU POSTE SUIVANT : Gestionnaire, location de salles
GRADE : 3

Objet du poste

Relevant du gestionnaire, location de salles, le (la) coordonnateur (trice), location de salles est responsable de la coordination finale et du service sur place pour les clients qui ont loué des espaces d’événements spéciaux au Quai 21, comme des réunions, des mariages, et les activités de banquets / réceptions. Ce poste contribue également aux objectifs de revenus en aidant à la vente d’espaces de location et est le principal point de contact commercial pour les mariages.

Fonctions essentielles du poste
Responsabilités principales

Gestion des opérations et des finances

• Exécuter des événements sur place en partenariat avec le traiteur exclusif du Musée, en tant que principal agent de liaison du Musée avec les clients et les fournisseurs tiers (audiovisuel, décor, divertissement, etc.)
• S’assurer que les détails concernant les événements et les exigences d’installation décrites au contrat soient confirmés et rencontrés
• Communiquer les détails d’événement aux parties prenantes internes et externes par l’entremise d’un document de stationnement et de livraison
• Dirige le programme de sondage et de rétroaction auprès des clients
• Répondre aux demandes de renseignements des clients existants et potentiels concernant la location d’espaces
• Fournir une proposition ou un devis pour la location d’un espace et confirmer les disponibilités pour les réservations potentielles
• Mener les inspections du site et faire le suivi auprès des clients afin de confirmer les réservations. Cela comprend la préparation et le traitement des contrats, des factures et des détails de l’événement final
• Contribuer à la rentabilité du Quai 21 en adoptant une approche flexible et créative pour maximiser les revenus du département de location de salles et par la promotion croisée d’autres services du musée
• Fonctions administratives
• Toutes autres tâches nécessaires

Marketing, Communication

• Responsable de prendre des photos des diverses installations de l’événement et de la mise à jour de la photothèque dans le dossier de génération de revenus à des fins de marketing et de vente

Gestion des installations

• Travailler en collaboration avec le gestionnaire des immeubles et le (la) coordonnateur (trice) des immeubles pour répondre aux besoins en matière de sécurité, de nettoyage, d’espace et d’installation pour les événements
• Correctement fermer les espaces d’exposition après un événement en dehors des heures de travail, armer les systèmes de sécurité et sécuriser les bureaux

Gestion des ressources humaines

• Déclarer les heures travaillées par les interprètes du patrimoine et les bénévoles au coordonnateur (trice) de l’interprétation et de l’expérience du visiteur et au gestionnaire des bénévoles pour la paie et la tenue de dossiers
• Fournir au coordonnateur (trice) de l’interprétation et de l’expérience du visiteur et au gestionnaire des bénévoles, les besoins du département de location de salles concernant des quarts de travail des interprètes du patrimoine et des bénévoles
• Créer les documents d’information et de communication des besoins, et superviser des interprètes du patrimoine et des bénévoles lors des événements de location
• Surveiller les nettoyeurs et les gardiens de sécurité lors des événements
• Aider à la formation du coordonnateur (trice) d’événements junior

Gestion du risque

• Rapporter toute question juridique ayant trait aux contrats de location de salles au gestionnaire de location de salles
• Comprendre et atténuer les risques au sein du service de location de salles
• Remplir des rapports d’incidents relatifs à l’activité de l’événement sur le site et rapporter les incidents au gestionnaire de la location de salles et à la sécurité
• Travailler en collaboration avec l’équipe de location de salles en prenant des décisions d’urgence et en résolvant les problèmes sur place lors d’événements en dehors des heures de travail

Formation, connaissances et expérience

Compétences et qualifications – Obligatoire

• Éducation de niveau collégial ou universitaire dans une discipline pertinente (p. ex., certificat ou baccalauréat en administration des affaires ou en gestion du tourisme), ou expérience professionnelle pertinente
• Minimum de 2 ans d’expérience en opérations événementielles
• Capacité démontrée à contribuer à un environnement d’équipe solide, axé sur la création et l’enrichissement de l’expérience client
• Maîtrise des outils d’information, de Microsoft Office, des programmes de bases de données
• Aptitude évidente dans l’industrie des services, avoir le souci du détail et la capacité de prendre des décisions et d’agir dans l’intérêt supérieur de toutes les parties
• Capacité à travailler de façon autonome et flexible dans un environnement de travail rapide, axé sur le travail d’équipe
• Capacité à établir de solides relations de travail avec des parties prenantes externes
• Excellentes compétences en service à la clientèle
• Excellentes compétences en communication orale et présentation
• Capacité à superviser, à gérer et à motiver le personnel et les bénévoles.

Compétences et qualifications - Souhaitable

• Expérience en vente
• Certification telle que WPICC, CMP, PMP ou l’équivalent
• Capacité de communiquer dans les deux langues officielles, à l’oral comme à l’écrit.

Aptitudes

• Accent sur le client - Connaissance et capacité d’atteindre de hauts niveaux de service auprès de clients internes et externes et menant à une grande satisfaction de la clientèle et à des relations solides dans un environnement axé sur le client
• Communication - Connaissance des diverses méthodes de communication et capacité de présenter et de recevoir des informations de la manière la plus appropriée
• Résolution de problèmes - Connaissance des techniques de résolution de problèmes et de prise de décisions et capacité de générer des solutions aux problèmes et de décider d’un plan d’actions
• Adaptabilité - Connaissance et capacité de gérer efficacement son propre comportement et d’affecter positivement les actions des autres en situation de changement, de stress ou d’incertitude.
• Intégrité et fiabilité - Capacité de fonctionner avec une grande honnêteté et ouverture d’esprit de façon à ce que le respect et la confiance soient gagnés par les collègues et clients
• Planification et organisation - Gérer efficacement les ressources (personnes, financement, matériel et soutien) et éliminer les obstacles pour atteindre les objectifs
• Motivation - Capacité d’encourager les personnes à faire mieux et aider à créer un environnement de travail positif et une équipe solide
• Impact et influence - En mesure d’assumer du leadership, même dans des situations de défi ou difficiles, de fournir une orientation et d’avoir un impact positif sur le comportement des individus
• Flexibilité - Capacité à travailler et accepter le changement (besoins des clients et des visiteurs, horaire).

Conditions de travail et exigences physiques

• Se tenir debout lors du déroulement des événements
• Soulever et déplacer des chaises, des tables et de l’équipement audiovisuel, à l’occasion
• Travailler dans un environnement de bureau
• Heures irrégulières (soirées, fins de semaine)
• Travaille sur appel (soirées, fins de semaine)
• Changements occasionnels d’horaire en fonction des événements et des activités

La rémunération de ce poste est proportionnelle à l’expérience et comprend un ensemble complet d’avantages sociaux. Grade 3 Échelle salariale : 42 399 $ - 51 822 $.

Si cet emploi vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ et votre lettre de présentation à Lauren Patterson, Gestionnaire, location de salles, à lpatterson@quai21.ca.

Le concours se termine à 23h59 (HAA) le dimanche, 11 septembre 2022.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.

Le poste de coordinateur (trice) de location de salles est inclus dans l'unité de négociation en vertu de la nouvelle convention collective. Comme condition d'emploi, le candidat retenu pour le poste devra devenir membre du Service Employees International Union Local 2, Brewery General and Professional Workers Union. Tous les employés visés par la convention doivent payer les cotisations syndicales établies par le syndicat.